Você já sabe como funciona o processo de criação de um novo pedido pela Plataforma Conaz, certo? Sabe que precisa escolher os insumos a serem cotados, especificar algumas características dos mesmos e selecionar fornecedores para participar da cotação.
Em alguns casos, o sistema Conaz identifica que uma ou mais características de um item solicitado deixam de ser especificadas ou são especificadas de maneira equivocada, fato que pode gerar dificuldades de preenchimento por parte dos fornecedores e, consequentemente, um QC (Quadro de Cotações) desequalizado.
Para essa situação, faz-se necessário um Refinamento de Pedido - processo em que um pedido de cotação retorna à edição para que você preencha as características faltantes ou incorretas de um insumo.
Mas em quais situações um Refinamento de Pedido pode ser solicitado?
- Falta de preenchimento de características obrigatórias de um item - sempre marcadas com um asterisco vermelho (*) no momento do preenchimento;
- Especificações de um insumo preenchidas de forma dúbia ou não assertiva;
Exemplo: Solicitação de Cimento CP IV com a mensagem de "cotação de Cimento CP II" nas Observações Gerais: - Criação de itens que ainda não constam na listagem de insumos da Conaz;
- Itens não associados em um pedido, especialmente em casos de importação de uma planilha Excel.
E como é feito esse processo?
1. Caso o sistema identifique que um refinamento é necessário ao seu pedido de cotação, o mesmo aparecerá pronto para edição e com o status de Refinamento solicitado no topo de sua lista de cotações na aba Em andamento:
2. Um e-mail será enviado a você com os detalhes que precisam ser especificados para envio dessa cotação aos fornecedores, já com o link para acesso direto em sua plataforma:
3. Você deverá preencher diretamente na plataforma Conaz, as informações solicitadas no e-mail de refinamento e, depois de preenchidas, clicar novamente em Enviar pedido na página de revisão:
O que acontece caso eu não responda uma solicitação de refinamento?
Caso você não realize o processo de refinamento até a data que você estipulou anteriormente como Prazo da cotação, o pedido em questão será cancelado e você receberá a seguinte notificação via e-mail:
Por que devo evitar o processo de refinamento?
O refinamento de pedidos ocasiona atraso no envio da cotação aos fornecedores e, consequentemente, na sua decisão de compra. Para evitar esse processo, ressalta-se a importância de efetuar um pedido com todas as informações necessárias ao preenchimento e revisá-lo com atenção para garantir que seu Quadro de Cotações possua um número adequado de propostas na data estipulada inicialmente.
Dúvidas? Nossa equipe de suporte está à disposição via chat online.
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