Definições | Criar Ata de reunião

Confira abaixo as definições dos campos de preenchimento para criação da Ata de Reunião.

Atas de Reunião

• Título: Digite o assunto definido para a ata.
• Projeto: Selecione o projeto que será discutido na reunião.
• Local: Digite o local onde acontecerá a reunião.
• Status: Esse campo virá preenchido automaticamente pelo sistema e indicará o status da Ata.
• Endereço: Digite o endereço onde será realizada a reunião.
• Classificação: Na abertura da ata, o sistema classificará automaticamente como Pré-Ata.

Programação

• Data Preenchimento: Campo preenchido automaticamente indicando a data da criação da ata.
• Data e Hora Prevista: Digite a data e hora prevista da reunião. É possível reprogramar a data prevista anteriormente.

Envolvidos

• Data Limite para Confirmação de Presença dos Envolvidos: Digite a data limite para confirmação de presença.
• Campo de busca: Se desejar digite o nome do usuário no campo indicado para refinar sua pesquisa ou Selecione os usuários envolvidos diretamente no campo indicado.
• Novo Envolvido: É possível adicionar envolvidos, para isso, basta clicar no botão “Novo Envolvido”.
• Nome: Digite o nome do usuário envolvido na reunião.
• E-mail: Digite o e-mail do usuário envolvido na reunião.
• Empresa: Digite o nome da empresa.
• Confirmado: Esse campo deve ser utilizado nos casos em que o usuário aceite o e-mail de convocação ou no momento da reunião. 
• Presente: Esse campo deve ser utilizado durante a reunião para indicar se houve o comparecimento do usuário. (Presente/ Não presente). É importante preencher os campos Presente e Confirmado, caso contrário, o usuário não irá aparecer nos campos de Envolvidos e Responsáveis nos tópicos.
• Enviar e-mail de convocação para envolvidos: Após adicionar todos os envolvidos, marque o Checkbox “Enviar e-mail de convocação para envolvidos” para que sejam enviados e-mails de convocação a todos envolvidos.
  . Dica: A convocação dos envolvidos é feita através de e-mail e pode ser realizada de duas formas:
  - Marque o Checkbox Enviar e-mail de convocação para envolvidos e clique em “Salvar” ou;
  - Clique na opção “Enviar Convocação”, localizada no canto superior direito da página.

Realização

• Digite a data em que a reunião foi realizada.

Pauta

• 1 Tópico: Digite o tópico que será abordado na reunião.
• Hora inicial: Digite a hora de início da reunião.
• Hora final: Digite a hora de término da reunião.
• Descrição: Digite a descrição da reunião.
• Envolvidos: Campo preenchido automaticamente.
• Anexar arquivos ao tópico: Se desejar anexe arquivos neste campo.
• Campo de seleção;
  . Não abrir ações: Selecione essa opção caso não queira abrir novas ações.
  . Abrir ações sobre este tópico: Selecione essa opção caso queira abrir novas ações na ata de reunião. Após, preencha os campos indicados.
• Nova ação: Clique neste botão caso queira criar outras ações no sistema para essa Ata.
• Enviar e-mail de convocação para envolvidos: Marque o Checkbox caso queira enviar e-mails de convocação a todos os envolvidos.

Se ainda tiver alguma dúvida, entre em contato com a nossa equipe de Suporte.